Define qué partes y justificantes reunir, qué datos comprobar y qué excepciones debe revisar una persona antes de preparar la facturación.
Empieza por el proceso, no por la tecnología
Antes de elegir una herramienta, concreta qué trabajo quieres organizar: reunir los partes y justificantes, comprobar los datos necesarios y señalar las incidencias que requieren revisión. Esta guía trata de preparar la documentación para facturación, no de emitir facturas automáticamente.
ATEVOR incluye reunir partes y justificantes para facturación entre sus procesos de referencia. Su enfoque parte del trabajo repetitivo y mantiene el control humano sobre las decisiones importantes. Es un planteamiento de trabajo, no un caso de cliente ni un resultado medido. Fuente: https://atevor.com/
Define qué documentos y datos necesitas
Prepara una lista adaptada al procedimiento de tu empresa. Como propuesta inicial, puedes incluir la referencia del trabajo o pedido, el cliente, la fecha del servicio, la descripción del trabajo, las horas o unidades cuando correspondan y los justificantes que hayas definido para cada supuesto.
Para cada elemento, indica quién lo aporta, dónde debe quedar recogido y quién comprueba su contenido. Si los documentos necesarios cambian según el servicio, deja esa diferencia por escrito.
Esta lista es orientativa: no recoge requisitos legales ni describe herramientas o integraciones disponibles.
Convierte las comprobaciones en reglas claras
Sustituye indicaciones como «revisar que esté todo» por preguntas concretas: ¿el parte tiene una referencia de trabajo?, ¿se han recibido los justificantes definidos para ese servicio?, ¿queda alguna discrepancia por aclarar?
Define qué debe ocurrir cuando una comprobación no se cumple. Una regla propuesta sería dejar la documentación pendiente, indicar qué falta y asignar una persona responsable de revisarla. Valida estas reglas con el equipo antes de implementarlas.
Distingue entre documentación recibida y documentación revisada. Puedes establecer estados separados para que recibir un archivo no equivalga a aprobarlo.
Separa las tareas repetitivas de las decisiones
Estudia qué pasos repetidos tendría sentido automatizar: reunir documentos de los canales acordados, asociarlos a una referencia o señalar datos pendientes. Son posibilidades que deben evaluarse con los formatos, las reglas y las herramientas reales de la empresa, no capacidades o integraciones acreditadas por esta guía.
Define qué excepciones debe revisar una persona. Por ejemplo, referencias que no coinciden, cantidades discutidas o documentos cuyo contenido no está claro. Indica quién puede resolver cada incidencia y autorizar el siguiente paso.
Hacer visibles la información incompleta, las excepciones y los puntos de revisión forma parte del enfoque de ATEVOR. Fuente: https://atevor.com/
Ejemplo ilustrativo: un parte sin referencia de trabajo
Imagina que tu procedimiento exige una referencia de trabajo antes de preparar la documentación para facturación. Llega un parte con fecha y descripción, pero sin esa referencia. Este ejemplo es ilustrativo y no describe un proyecto realizado por ATEVOR.
La regla propuesta sería dejar el parte pendiente y señalar el dato ausente. La persona responsable comprobaría a qué trabajo corresponde y completaría o corregiría la información. Si no pudiera confirmarla, el parte seguiría pendiente.
Después de resolver la incidencia, se repetirían las comprobaciones acordadas antes de continuar. El criterio sería trabajar con información confirmada, no adivinar la referencia.
Prueba el flujo con el equipo antes de ampliarlo
Prepara una prueba acotada con documentación completa y situaciones con incidencias. Comprueba si las reglas se entienden, si los estados son claros y si cada excepción tiene una persona responsable.
Incluye también documentos corregidos y justificantes que siguen pendientes. Revisa con el equipo qué debe ocurrir en cada situación antes de ampliar el alcance. Probar con el equipo antes de ampliar forma parte del enfoque de ATEVOR. Fuente: https://atevor.com/
Antes de fijar objetivos de ahorro, documenta cómo se realiza el trabajo y qué vas a medir durante la prueba. No des por hecho un resultado que todavía no has comprobado.
Lista de comprobación antes de elegir una solución
Deja por escrito dónde empieza y termina el proceso, qué documentos y datos necesitas en cada supuesto y qué comprobaciones deben hacerse.
Añade qué incidencias impiden continuar, quién debe revisarlas y qué condiciones permiten darlas por resueltas.
Con esa definición, evalúa qué tareas repetitivas conviene automatizar y qué decisiones deben seguir en manos del equipo. Elige la tecnología después de definir el proceso, las reglas y los puntos de revisión.